痛點：錄音整理完，還是不知道誰要做什麼

開會錄音丟給 AI，最常見的結果是一篇「看起來很完整」的逐字稿——然後就沒了。誰要在什麼時候前做什麼，還是得自己回去翻。

問題不在 AI 聽不懂，而在你一次只下了一個模糊指令。今天這 3 步，就是把「整理一下」拆成 AI 好執行的三個具體任務。

實測：同一段對話，3 步長這樣

以下是一段 6 句的模擬開會錄音，我實際跑了這 3 步：

阿哲：上週說的官網改版，設計稿這週五前能好嗎？
小美：可以，但首頁 Banner 的文案還沒定，要等老闆確認。
老闆：文案我明天中午前給。另外金流串接，工程師說下週二可以測。
阿哲：那測試環境的帳號要先開好，我來處理，週一前搞定。
小美：對了，舊會員資料轉移，廠商報價 3 萬，要做嗎？
老闆：先不要，等改版上線後再評估。

第 1 步：出逐字稿——先叫 AI 把錄音轉成文字，順手分段標說話人。這步只求「聽得對」，不做判斷。

第 2 步：抓決定事項——再問一次：「從逐字稿列出所有決定事項。」

1. 首頁 Banner 文案由老闆明天中午前提供
2. 金流串接下週二進行測試
3. 舊會員資料轉移暫緩，等改版上線後再評估

第 3 步：列待辦＋負責人＋期限——最後問：「整理成待辦清單，含負責人與期限。」

1. 小美：追設計稿（週五前）、等 Banner 文案
2. 老闆：明天中午前提供 Banner 文案
3. 阿哲：週一前開好測試環境帳號

同一段對話，「整理一下」只會給你流水帳；分 3 步問，直接拿到可以執行的清單。

方法：3 個步驟

  1. 丟錄音，先出逐字稿：指令就一句「轉成逐字稿，標出說話人」。先確認人名、數字沒聽錯再往下。
  2. 再問決定事項：「從逐字稿列出所有決定事項。」決定事項跟待辦是兩回事，分開問才不會漏。
  3. 最後要待辦清單：「整理成待辦清單，含負責人與期限。」期限沒講明的，AI 會留空，你再人工補。

3 個提醒

  • 錄音前先講一聲：跟與會者說「我會錄音做會議記錄」，這是基本禮貌，有些公司也有規定。
  • 機密會議不要上傳：談薪水、談併購、談人事的會，逐字稿自己打，不要丟給外部 AI。
  • 數字人工對一遍：金額、日期、人名是 AI 最容易聽錯又最要命的地方，3 步跑完花 1 分鐘對一下。

透明說明

這次用的是 6 句模擬對話實測，步驟在真實 30 分鐘會議一樣適用，只是逐字稿會更長，建議第 1 步先分段。不同 AI 工具的操作入口不同（上傳錄音檔的位置各家不一樣），但「分 3 步問」的邏輯通用。

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